24 Abr Cómo lograr Reuniones Exitosas

El artículo trata sobre cómo lograr reuniones exitosas en el trabajo.

Se proporcionan consejos para antes, durante y después de las reuniones.

Se enfatiza en la importancia de establecer un propósito y objetivos claros para la reunión, evaluar si es necesaria o no, elaborar una agenda, elegir un lugar adecuado, convocar a las personas adecuadas y prepararse con anticipación.

También se brindan consejos para establecer reglas y normas para las reuniones.

Se hace hincapié en la necesidad de seguimiento y responsabilidad después de la reunión para garantizar que se lleven a la práctica las decisiones tomadas.

Incluye Material para descargar en forma Gratuita. 

 

Si estás leyendo este artículo seguramente tienes, o has tenido (o  “padecido”), “malas reuniones”.

¿Qué pasa o qué no pasa en esas reuniones que hace que nos vayamos con la sensación de que no fue una buena reunión?

Tal vez…

• Duran demasiado
• No se llega a nada
• Lo que se decide no se cumple
• La gente no presta atención
• Llegan tarde o se van antes
• Los participantes se interrumpen
• No hay buena comunicación
• No contamos con la información para resolver

 

Si pensamos en términos de productividad, ¿Cuánto dinero se pierde por tener malas reuniones?

En un artículo de Atlassian (https://www.atlassian.com/time-wasting-at-work-infographic), traen las siguientes estadísticas:

• La mayoría de los empleados tiene 62 reuniones por mes
• La mitad del tiempo de las reuniones es considerado una pérdida de tiempo
• 31 horas al mes se pierden improductivamente en reuniones…

 

Es decir, que las reuniones sean buenas, sean exitosas, sean efectivas es sumamente importante para mejorar la productividad, la rentabilidad, el estado de ánimo general, y poder lograr los objetivos

 

¿Qué son las reuniones exitosas de trabajo?

 

Consideramos exitosas a aquellas de donde los participantes salen sintiéndose llenos de productividad, positivos sobre el uso de su tiempo y con la sensación de haber logrado avances.

Las reuniones exitosas permiten generar ideas, planificar acciones y mantener al equipo activo e informado, y son una muy eficaz forma de comunicarse.

Y principalmente, sirven para impulsar el logro de los objetivos de la organización.

 

¿Cómo tener buenas reuniones?

Vamos a tener en cuenta tres momentos que son muy importantes para lograr la efectividad de las reuniones de trabajo.

 

Antes de la Reunión

 

1) Establecer el propósito y objetivos de la reunión

Parece obvio, pero hay que darle su importancia. Cuando termina una reunión la forma más fácil de evaluarla es preguntarse: ¿se cumplió el objetivo por el cual se realizó? Si no lo tenemos claro, o cada uno tiene en mente un objetivo diferente, las posibilidades de que la reunión fracase son altas.

Según los objetivos, cambia el tipo de reunión a realizar. Es muy diferente aquella que busca, por ejemplo, generar ideas para una nueva línea de productos, que una en la que se busca informar sobre cómo se va a implementar un cambio de software.

Además, es importante definir el objetivo de forma específica; por ejemplo, no solo plantear como objetivo “generar ideas”, sino aclarar ideas sobre qué.

 

2) ¿Es necesaria esta reunión?

Una reunión que puede resolverse con un mail o un llamado nunca va a ser una reunión realmente eficiente.

Peter Drucker decía: “No hay nada tan inútil como hacer con gran eficiencia algo que no debería haberse hecho en absoluto”

Cuándo es mejor NO hacer la reunión:

• Si no tienen tiempo para prepararla.
• Si otro método de comunicación funcionaría mejor que la reunión (mail, teléfono, whatsapp, etc.)
• Si el tema a tratar no es tan importante como para invertir el tiempo de todos los participantes.
• Si surge un conflicto en el grupo y los miembros están “disgustados”, por lo que necesitan tiempo y conversaciones por separado antes de sentirse capaces de abordar la situación en conjunto.
• Si se necesita recolectar opiniones por separado de varias personas. En ese caso conviene hacer una encuesta, por ejemplo, o reuniones individuales.

 

3) Agenda de la reunión.

Debemos elaborar una agenda de la reunión, esto se realiza previamente.

En la agenda se incluye, obviamente, el objetivo de la reunión, además del temario completo. Lo ideal es que incluso, figure el tiempo estimado a dedicar a cada tema y quién es el responsable de desarrollar el mismo.

Un punto importante de la agenda es determinar la Duración de la reunión.  

¿Cuál es la duración ideal?

“LO BUENO, SI BREVE, DOS VECES BUENO” Baltasar Gracián, año 1647  (libro “ Oráculo manual y el arte de la prudencia”)

Consideramos que 30 o 40 minutos es lo ideal para mantener la atención, especialmente cuando  hablamos de reuniones virtuales.

Las reuniones de medio día o jornadas completas deben reservarse para eventos infrecuentes y especiales. Por ejemplo, una sesión de entrenamiento algunas veces al año o una reunión para elaborar el plan estratégico anual realizada fuera del lugar de trabajo habitual. Pero deberían ser casos puntuales.

⇒Descarga un Modelo de Agenda de Reunión. 

 

4) Lugar de la reunión.

Hoy nos preguntamos primero si realizarla en forma virtual o presencial, o tal vez hibrida (algunos en forma presencial y otros de manera remota)

Las reuniones virtuales tienen muchas ventajas, y también riesgos sobre todo en caso de sobredosis de reuniones. Si tenemos en cuenta las estadísticas que destacan lo positivo, podemos notar que con reuniones virtuales;  se reducen gastos y tiempos de viajes, el 79% de profesionales cree que las reuniones virtuales son igualmente o aún más productivas que las reuniones presenciales; 7 de cada 10 trabajadores piensan que las reuniones virtuales son menos estresantes, por nombrar algunas.

El desafío sigue siendo emular la experiencia social que se da en las reuniones presenciales.

Cuando pensamos en reuniones presenciales, tengamos en cuenta que el lugar sea cómodo, que cuente con el equipamiento necesario, y en lo posible, que colabore con la impronta que queremos que tenga la reunión (por ejemplo, si es una reunión de equipo de trabajo, será ideal una mesa redonda donde todos puedan verse. Si la reunión es formal, tal vez lo ideal es una sala de conferencias)

 

5) Convocatoria

Debería estar claro quién tiene que convocar a cada reunión. En general es quien prepara la agenda.

En este punto de la convocatoria tenemos que pensar:

¿Quiénes deben participar?

Pregúntense seriamente quién es importante que esté y por qué.  Por ejemplo, si lo que buscamos es que José se entere de lo que se resolvió en esa reunión, es conveniente que no asista y reciba el resumen después. En este caso José invertiría el tiempo que le lleva leer una carilla y no una hora de reunión.

La regla general es: cuantas menos personas participen, mejor.

Y por supuesto, que no falte alguien importante, de quien dependa el cumplimiento del propósito de la reunión.

Forma de convocar.

La forma óptima de convocar a la reunión depende de cada empresa y equipo. Los animamos a que busquen cuál es la suya: mail, mensajería, teléfono, agendas compartidas, entre otras.

En la convocatoria deben estar los datos clarísimos:

• Dia y hora
• Modalidad
• Lugar o (link)
• Asistentes
• Propósito / Objetivos
• Agenda

 

Confirmación.

Es conveniente que exista una confirmación explicita de asistencia y a la vez una declaración de estar de acuerdo con la agenda (que no sobre o falte tema, incluso que se acepte el tiempo estimado para cada tema). El momento de opinar sobre la agenda es previamente, así cuando llegamos a la reunión, no se pierde tiempo discutiendo sobre la misma. La reunión comienza con la presunción de que todos la conocen y están de acuerdo con la agenda.

 

No todas las reuniones requieren una preparación tan elaborada. En algunos casos, incluso, el trabajo previo puede llevar a la conclusión de que ese encuentro no es necesario.

Pero tengamos en cuenta que dirigir una reunión requiere de cierta disciplina.

⇒Descarga Aquí un Check list de actividades previas a la Reunión.

 

 

Durante la Reunión

 

1) Comenzar a tiempo

Empezar a tiempo es empezar a la hora citada. La puntualidad es señal de respeto y de interés.

Desde el punto de vista motivacional no comenzar una reunión a la hora señalada es una forma de premiar la tardanza de los ausentes y de castigar la puntualidad de los presentes.

Al comenzar una reunión es conveniente agradecer a todos los presentes el haber concurrido puntualmente a ella, esto los predispone de manera positiva.

Recomendación: Si no están todos, empiecen igual. Eso da la señal de que las reuniones empiezan a la hora señalada. En el caso que algún asistente se incorpore mas tarde, no vuelvan atrás ni hagan un resumen. Quien se haya perdido un tema importante puede ponerse al día luego de la reunión.

 

2) El ambiente cuenta

Obviamente los equipos trasladan sus características a las reuniones, por lo que, si es habitual un “ambiente tenso” en sus reuniones, se necesita encontrar y trabajar sobre las causas de fondo.

Igualmente hay cosas a tener en cuenta específicamente para la reunión. Es muy importante la impronta del coordinador, no tenemos que confundir seriedad con profesionalismo. Se puede ser muy profesional y eficiente en un clima de confianza y cordialidad. Si del líder emana preocupación, o está apurado o enojado, la reunión no va a desarrollarse en un clima que propicie la excelencia.

 

3) Establecer reglas básicas

Si son reuniones regulares, es conveniente que las reglas estén acordadas previamente.

Lo más aconsejable es que estas reglas se fijen en conjunto y sean consensuadas por todos, lo que hace que su cumplimiento sea más efectivo.

Si no están prefijadas, las reglas básicas deberían explicitarse al comienzo de la reunión.

⇒Descarga Aquí Ejemplos de Reglas para encuadrar Reunión.

 

 

 

4) Cumplir los tiempos previstos en la agenda.

La agenda debería ser flexible, es decir, si un tema lleva más tiempo de lo asignado, en la misma reunión se puede reacordar dedicarle más tiempo. Lo importante entonces es que sea una decisión del coordinador o del equipo y no algo que ocurrió, “se nos fue la reunión sin que nos diéramos cuenta”.

Puede ser útil que algún participante tome específicamente el rol de “time controler”. Es decir, sea el responsable de marcar el ritmo de la reunión y marcar los desvíos.

 

5) Tomar notas durante la reunión.

Es importante que se vayan registrando las conclusiones, ideas, pendientes, etc. que surgen de la reunión.

Este rol puede cumplirlo el coordinador, otra persona que haga siempre de notario, o bien que sea un rol rotativo entre los participantes y cambie de reunión a reunión. En este caso, antes de comenzar se debe acordar quien tomará notas en esa reunión (o incluso puede estar contemplado en la agenda previamente)

 

6) Esten atentos a la participación

El facilitador debería estar atento a que todos los asistentes participen. Si cumplimos con el punto de la convocatoria, cada uno de los presentes es una voz útil y se espera que sume.

 

7) Cierre

Obviamente, terminen la reunión a tiempo. Es tan importante la puntualidad para comenzar como para terminar

Reserven los últimos 5 minutos para resumir las conclusiones y las acciones pendientes, responsables y plazos.

Es conveniente cerrar con un comentario positivo (siempre que sea sincero, por supuesto), por ejemplo: “Gran debate, muchas gracias a todos. Avanzamos mucho hoy”

 

Después de la Reunión

 

1) Distribución de la nota de la reunión.

Se debe prever la forma en que se distribuye luego de la reunión el resumen de la misma que incluye el detalle de las acciones pendientes.

Una buena nota debe ser escrita para que quienes no estuvieron allí puedan entender fácilmente lo que pasó. Debe responder tres preguntas: Qué, Quién y Cuándo.

Tengan en cuenta el enviar la nota a todos los que deben mantenerse informados, incluso algunos que no estaban en la reunión.

⇒Descarga Aquí un Modelo de nota resumen de Reunión.

 

 

2) Seguimiento de acciones y compromisos

Este punto es muy importante. En las encuestas surge como una de las causas principales que hace que la gente considere que las reuniones son improductivas, el hecho de que lo que se decide en la reunión nunca llega a implementarse.

 

3) Realizar una evaluación de la reunión.

Tomarse un tiempo para analizar si se cumplieron los objetivos, si la convocatoria fue la correcta, cómo fue la participación, etc.

Y tomar nota de los aprendizajes para aplicarlos a mejorar las próximas reuniones.

 

⇒Descarga Aquí todo el material mencionado en el artículo.